EP:1 เริ่มใช้งาน Trello แอพพลิเคชั่น ที่จะช่วยให้การ ทำงาน ไม่ว่าที่บ้าน หรือที่ทำงาน สะดวกและมี ประสิทธิภาพ มากขึ้น

ปัจจุบัน จากสถานการณ์ต่างๆ และแนวคิดการดำรงชีวิตที่เปลี่ยนไป กระแสการ ทำงาน ที่บ้าน หรือ Work from home กำลังเป็นกระแสหลักในสังคม ด้วยข้อดีหลายๆอย่าง เช่น ลดขนาดองค์กรลง สามารถ ทำงาน ที่ไหนก็ได้ แต่การจะ ทำงาน นอกสถานที่นั้น เราจะสามารถจัดการตารางการ ทำงาน โปรเจ็คโครงการต่างๆให้มี ประสิทธิภาพ ได้อย่างไร เราจะมาขอแนะนำ แอพพลิเคชั่น ตัวหนึ่ง ซึ่งช่วยให้การทำงานในโปรเจ็คต่างๆมีการจัดการอย่างเป็นระบบ แบ่งฝ่าย แบ่งแผนก ดีสำหรับหัวหน้าจนถึงระดับลูกน้อง แอพพลิเคชั่นนั้นคือ Trello

มารู้จัก Trello กันเถอะ

Trello (ทริลโล่) คือ แอพพลิเคชั่น Dashboard หรือ กระดานสรุปข้อมูล เพื่อสามารถดูได้ง่าย ใช้เวลาตีความสั้นๆ เห็นการเปลี่ยนแปลงข้อมูลตลอดเวลา โดนแบ่งการใช้งาน เป็นกระดานต่างๆ ตามหัวเรื่อง สายงาน มีผู้รับผิดชอบกระดานต่างๆ ในกลุ่มองค์กร ซึ่งในแต่ละกระดาน ก็จะถูกแบ่งรายการย่อยๆลงไป เช่น กระดานฝ่ายขาย มีรายการ 1. ลูกค้าใหม่ 2. กำลังเสนอราคา 3. กำลังสรุปโปรเจ็ค 4. ขายสำเร็จ ฯลฯ

โดยตามรายการต่างๆ จะมีระบบของ การ์ด (Card) เป็นระเบียบในความคืบหน้าในขั้นตอนต่างๆ โดยสามารถใช้เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่การ์ด จะถูกย้ายข้ามรายการตั้งแต่ต้นจนจบ เราจะสามารถติดตามงานในส่วนตรงนี้ได้ง่ายมากขึ้น

ซึ่งการ์ดสามารถปรับแต่งรายละเอียดได้เยอะมาก ทั้งรายละเอียดงาน, Checklists, Label, ไฟล์แนบ ฯลฯ ซึ่งเป็นประโยชน์กับบุคคลที่รับผิดชอบงาน โปรเจ็คนั้นๆ

เริ่มต้นใช้งาน Trello กันเถอะ

Trello สามารถสมัครและใช้งานได้ฟรี สามารถใช้งานออนไลน์ผ่าน Browser ได้เลย หรือโหลดใช้งานแอพพลิเคชั่นตามอุปกรณ์ต่างๆของคุณได้ เพราะ Trello มีทั้ง iOS, Android และโปรแกรมใน PC โดยเข้าไปสมัครและเริ่มใช้งานได้ที่ https://trello.com 

การสมัครใช้งานก็ง่ายดาย หากใช้งาน Gmail อยู่แล้ว สามารถผูกบัญชีเข้าใช้งานได้ทันทีครับ ไม่ต้องกรอกข้อมูลให้ปวดหัว ไม่กี่คลิกเท่านั้น

หลังจากเราลงทะเบียนแล้ว ระบบจะทำการพาเราเข้ามาสู่หน้าต้อนรับ ซึ่งการใช้งาน Trello ไม่จำเป็นต้องแค่ในองค์กร จะเอาเป็นตารางการซ้อมดนตรี, โครการการออกกำลังลดน้ำหนัก, โปรแกรมท่องเที่ยววันหยุด ก็ยังใช้งานได้แบบมีประสิทธิภาพ

สร้างกระดาน ทำงาน ของเรา

ตัวผมเริ่มจากการทำโครงการของ Sale Pipeline คือผมจะสร้างกระดานจัดการงานของงานขายในบริษัท โดยในกระดานของผมสร้างรายการไว้ 3 ส่วน คือ Incoming สำหรับลูกค้าเข้าใหม่, Discussion สำหรับลูกค้าที่กำลังคุยงาน หรือดีลรายละเอียด, Won สำหรับโครงการที่สามารถปิดงานขายได้ เพื่อสามารถติดตามความเคลื่อนไหวของแต่ละโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เลือกตั้งชื่อกระดานการ ทำงาน ของเราใน Trello ได้เลยครับ

สร้างรายการในการ ทำงาน ของเราลงไปใน Trello

ขั้นต่อมาคือการเพิ่มการ์ดต่างๆในรายการ โดยผมแทนโปรเจ็คลูกค้าแต่ละงานเป็นการ์ดต่างๆ ยกตัวอย่างคือ งานโปรเจ็คคุณสมชาย กับงานโปรเจ็คคุณบุญเติม โดยแต่ละโปรเจ็คจะเริ่มจากการเพิ่มลิสของสถานที่หน้างานที่ต้องตรวจสอบ

เพิ่มโปรเจ็คการ ทำงาน ใน Trello

เพิ่มรายละเอียดในแต่ละการ์ดของเรา

หลังจากการตั้งค่าเบื้องต้น เรามาเริ่มทำความเข้าใจกระดานของเรากันเลย

กระดานของเรา ทำงาน อย่างไร

ส่วนประกอบต่างๆของกระดาน

A กระดาน (Board) ส่วนประกอบตรงนี้ ใช้บอกชื่อของกระดาน กับการตั้งค่าเบื้องต้น ว่าเป็นกระดานอะไร ใช้งานส่วนตัวไหม มีทีมร่วมทำงานในกระดานนี้หรือไม่ สามารถเชิญทีมของคุณเข้ามาผ่านลิ้งค์กระดานของคุณได้

B รายการ (List) รายการช่วยให้การ์ด (C) เป็นระเบียบในความคืบหน้าในขั้นตอนการ ทำงาน ต่าง ๆ โดยสามารถใช้เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ การ์ดจะถูกย้ายข้ามรายการไปมา ได้ตั้งแต่ต้นจนจบ หรือเพียงทำหน้าที่เป็นที่เพื่อติดตามความคิดและข้อมูล ไม่จำกัดจำนวนรายการที่สามารถเพิ่มลงในกระดานและสามารถจัดเรียงตามที่ต้องการได้ รายการสามารถเพิ่มได้ที่ท้ายของกระดาน

C การ์ด (Card) เป็นหน่วยพื้นฐานของกระดาน การ์ดถูกนำมาใช้เพื่อแสดงงานและความคิด การ์ดสามารถเป็นสิ่งที่ต้องทำ เช่น โพสต์บล็อกที่ถูกเขียนขึ้น หรือสิ่งที่ต้องจดจำ เช่น นโยบายวันหยุดของบริษัท โดยสามารถคลิกเพิ่มการ์ดได้ด้านล่างของรายการ

เพิ่มรายละเอียดต่างๆในการ์ด

D เมนู (Menu) ที่ขอบข้าง ใช้เพื่อปรับแต่งรายละเอียดของกระดาน ติดตามความเคลื่อนไหวการ ทำงาน ของกระดาน

ใช้งานอย่างไร

การใช้งานกระดานใช้ การลากการ์ด ลากรายการต่างๆไปมา เพิ่มการ์ด เพิ่มรายการต่างๆได้ไม่จำกัด รายละเอียดในการ์ดสามารถเพิ่มเติมได้ทั้งผู้รับผิดชอบ ป้ายกำกับ รายการที่ต้องทำ วันครบกำหนด ไฟล์แนบ อธิบายโปรเจ็ค

พร้อมสำหรับเชิญผู้ร่วมงานของคุณเข้ามาทำงานด้วยกันแล้ว

ตัวอย่างตอนนี้ ผมทำรายละเอียดของแต่ละโปรเจ็ค จัดหมวดหมู่ต่างๆไว้เบื้องต้นแล้ว พร้อมจะใช้งาน และเริ่มเชิญสมาชิกในแผนกมาทำงานร่วมกันแล้ว

ผมขอจบ Ep. แรกไว้เพียงเท่านี้ ใน Ep. ถัดไป เราจะมาดูความสามารถละเอียดของการ์ดต่างๆ ว่าจะวางแผนงานต่างๆในการ์ดให้อ่านง่าย ครบ และสะดวกกับการจัดการการ ทำงาน ให้เกิด ประสิทธิภาพ สูงสุดได้อย่างไรกันครับ

ผู้ที่สนใจโหลด Trello มาใช้งานในระบบต่างๆ สามารถดูได้ตามลิ้งค์นี้ครับ

iOS : https://apps.apple.com/app/trello-organize-anything/id461504587

Android : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello

Mac : https://apps.apple.com/app/trello/id1278508951?ls=1&mt=12

Windows : https://www.microsoft.com/en-us/p/trello/9nblggh4xxvw?rtc=1&activetab=pivot:overviewtab

หรือจะเข้ามาพูดคุยกับเรา ก็สามารถพูดคุยกันได้ที่ Facebook : https://www.facebook.com/FlinkOneLift/

ติดตามบทความอื่นๆได้อีกที่ https://www.flinkone.com/blog/